长期以来，机要文件的管理一直延续采用的传统的手工处理模式，由于机要文件的保密性，文件的查阅是通过先翻阅文件登记表找到文件的登记信息，由于手工登记繁琐，查询业务量大，经常造成时间的浪费，不利于迅速开展工作，也给管理人员带来诸多不便。尤其在当今信息化时代的背景下，手工模式的弊端已经暴露无遗：
 

1.传统扔处理模式要求对文件处理的时候必须有相关人员在场才能办理，增加了人力的消耗。当相关人员不在时，只有中止文件处理的流程，延误了文件传递的时机。

2.传统人工处理模式受人员时间，精力等因素的影响，降低了文件的传递效率，拖延了信息传递的速度，降低了整个系统的工作效率。

3.传统人工处理模式受限于人员和外界因素的左右，登记错误，传递遗漏。签收不详，无历可查等诸多问题随时可能发生，而且不易察觉，出错率大大提高，导致机要文件容易泄露。

4.传统的手工处理模式与国家信息化建设的战略要求不符合。
 

机要文件管理系统极大地减轻了机要文件收发负责人员的负担，加强文件流转的安全性，使收发人员查询文件的流转轨迹，管理签收、发送情况更加方便快捷，并可通过通知模块自动通知相关人员阅读文件，为办好机要文件，提升管理水平，实现机要文件的“传阅规范、存放规范、借阅规范”提供了强有力的支持和保障。